نیاز و شکل محصول را دقیق تعریف کنید
پیش از تماس با فروشنده بنویسید چه محصولی می‌خواهید، برای چه کاربردی و در چه حجمی. برای گردو مشخص کنید با پوست، مغز کامل یا دندانه لازم دارید؛ برای پسته بنویسید باپوست یا مغز، خام یا شور؛ برای بادام شکل درسته، خلال یا آرد را تعیین کنید. اندازه، درصد شکستگی و حد قابل‌قبول ریزه را نیز روشن نمایید. عبارت کلی «آجیل خوب» برای قیمت‌دهی دقیق کافی نیست و ممکن است انتظارات خریدار و فروشنده متفاوت باشد.
مصرف ماهانه و فضای انبار را برآورد کنید. خرید بسیار بیشتر از گردش فروش، سرمایه را در موجودی قفل می‌کند و مدیریت کیفیت را دشوارتر می‌سازد؛ سفارش کم نیز ممکن است هزینهٔ حمل یا تجدید موجودی را افزایش دهد. برای محصول جدید، از سفارش آزمایشی شروع کنید و نتیجه را پس از فروش یا مصرف ثبت نمایید. مشخص کنید محصول برای ویترین، تولید، مصرف روزانه یا هدیه است؛ این کاربردها معیارهای متفاوتی برای اندازه، ظاهر و بسته‌بندی دارند.
نمونه و مشخصات مکتوب بگیرید
نمونه را از همان محموله‌ای بخواهید که قرار است تحویل شود. عطر، مزه، رنگ، خشکی، یکنواختی، سهم مغز سالم و میزان ریزه را بررسی کنید. برای محصول فرآوری‌شده، خام یا برشته بودن و مقدار نمک را روشن نمایید. اگر تولید می‌کنید، نمونه را در دستور یا خط واقعی خود به کار ببرید؛ یک آزمون کوچک مشخص می‌کند محصول در کار شما چه بازدهی دارد. عکس برای شناخت کلی مفید است، اما جای نمونهٔ فیزیکی را در سفارش عمده نمی‌گیرد.
نام محصول، شکل عرضه، منشأ در صورت اعلام، اندازه، درجه، نوع بسته، وزن خالص و مشخصات مورد توافق را بنویسید. دربارهٔ تاریخ آماده‌سازی، حداقل سفارش و امکان پیگیری مغایرت سؤال کنید. اگر فروشنده نام بازاری به کار می‌برد، از او بخواهید تعریف آن را توضیح دهد؛ اصطلاحاتی مانند دندانه یا درجهٔ ممتاز همیشه تعریف یکسانی ندارند. داشتن مشخصات مکتوب به شما اجازه می‌دهد هنگام دریافت بار، محصول را با همان نمونه و انتظار قبلی مقایسه کنید.
قیمت روز را بر پایهٔ واحد مصرف مقایسه کنید
برای استعلام، حجم سفارش، شهر مقصد، شکل بسته‌بندی و زمان تحویل را یکسان اعلام کنید. قیمت روز آجیل و خشکبار با بازار تغییر می‌کند؛ عددی که در وبلاگ یا پیام قدیمی می‌بینید، مبنای معتبر خرید امروز نیست. اگر گردوی با پوست را با مغز آماده مقایسه می‌کنید، سهم پوسته و هزینهٔ شکستن را حساب نمایید. اگر مغز کامل با دندانه مقایسه می‌شود، بازده قابل‌استفاده و زمان آماده‌سازی را نیز وارد محاسبه کنید.
هزینهٔ واقعی هر محصول شامل قیمت خرید، حمل، ضایعات، انبارداری و زمان آماده‌سازی است. گزینهٔ ارزان‌تر ممکن است به دلیل ریزه یا محصول پوک، مقدار کمتری از نیاز شما را تأمین کند. در مقابل، گران‌ترین درجه نیز همیشه برای بازار شما مناسب نیست. پیشنهادها را در یک جدول ساده کنار هم بگذارید و معیارهایی را که برای کسب‌وکار شما مهم‌اند وزن‌دهی کنید. اگر یک ویژگی نامشخص است، پیش از نهایی‌کردن سفارش از فروشنده توضیح بخواهید.
بسته‌بندی، تحویل و کنترل بار
از فروشنده دربارهٔ بسته‌بندی مناسب حمل و شیوهٔ محافظت از محصول در مسیر بپرسید. خشکبار باید از رطوبت، آلودگی و آسیب جابه‌جایی دور بماند. زمان تحویل، هزینهٔ حمل و مسئولیت بار در مسیر را روشن کنید. اگر مقصد دور است یا سفارش حساس و بزرگ است، شرایط بسته‌بندی را پیش از ارسال ببینید. پس از دریافت، ظاهر بیرونی بسته، سلامت درزها، تعداد و وزن را کنترل کنید و مشخصات رسید را با سفارش خود تطبیق دهید.
از هر محمولهٔ تحویل‌شده نمونه‌برداری کنید و بو، ظاهر، اندازه و درصد شکستگی را با نمونهٔ تأییدشده بسنجید. عکس بگیرید و شمارهٔ محموله و تاریخ تحویل را ثبت نمایید. در صورت مغایرت، پیش از مخلوط‌کردن یا مصرف بخش عمدهٔ بار، با فروشنده هماهنگ کنید. نمونه‌ای از بسته را نگه دارید تا در پیگیری بعدی مرجع مشخص داشته باشید. این روال کوتاه کمک می‌کند اختلاف بر سر حافظه یا برداشت شفاهی نباشد و سفارش‌های تکراری به‌مرور دقیق‌تر شوند.